Gdzie szukać oszczędności negocjując umowę najmu magazynu?

Autor artykułu: Żaneta Ścigała

Wiele przedsiębiorstw szuka odpowiedniego miejsca do składowania swoich towarów. Część z nich decyduje się na wynajem powierzchni magazynowej w parkach logistycznych, które zapewniają zarówno bezpieczeństwo, jak i wygodny dostęp do magazynowanych produktów. Niemniej jednak, nie każdy najemca posiada pełną wiedzę na temat wszystkich elementów składających się na koszty najmu magazynu, co jest szczególnie dużym wyzwaniem na etapie negocjacji pierwszej takiej umowy.

W niniejszym artykule wskazuję miejsca, w których można poszukiwać oszczędności w trakcie negocjacji umowy. Zanim jednak zasiądzie się do negocjacyjnego stołu, w pierwszym rzędzie trzeba mieć świadomość, z jakimi kosztami należy się liczyć przy najmie powierzchni magazynowej w parku logistycznym A – klasy.


Całkowity koszt najmu

Koszty najmu niejednokrotnie bywają jednym z najważniejszych czynników przy wyborze oferty magazynu. W umowach najmu komercyjnego na koszty należy jednak patrzeć znacznie szerzej niż tylko poprzez spojrzenie na bazową stawkę czynszu najmu. Decydując się na najem, najemca powinien być świadomy ich całkowitej wysokości. Co zatem najemca powinien uwzględnić kalkulując całkowity koszt najmu?

  • Czynsz najmu

Czynsz najmu jest podstawowym kosztem. Jego wysokość za metr zajmowanej powierzchni zależna jest od wielu czynników, w szczególności lokalizacji obiektu, okresu trwania umowy, wielkości powierzchni będącej przedmiotem najmu, standardu obiektu czy konieczności dostosowania go do indywidualnych potrzeb najemcy. Strony mogą uzgodnić czynsz w jednakowej, niezmiennej wysokości w całym okresie najmu, mogą też indeksować wysokości czynszu w oparciu o ustalone wskaźniki, np. wskaźniki inflacji.

Standardem rynkowym jest płatność czynszu miesięcznie z góry, według ustalonej stawki wyrażonej  w EURO w przeliczeniu na liczbę metrów kwadratowych zajmowanej powierzchni. Dodatkowo jest on indeksowany co 12 miesięcy najczęściej na podstawie wskaźnika HICP (ang. The Harmonised Index of Consumer Prices), czyli indeksu cen konsumpcyjnych prowadzonego przez Komisję Europejską. Przy umowach wieloletnich należy pamiętać zatem, że wartość czynszu bazowego podlega waloryzacji, a więc ostateczna wartość czynszu może znacząco różnić się od tej płaconej na początku okresu najmu.

  • Koszty dostosowań ponadstandardowych

Koszty dostosowań ponadstandardowych, tzw. ASTI (ang. above standard tenant improvements), pojawiają się, kiedy wynajmujący dostosowuje powierzchnię do indywidualnych potrzeb najemcy. Koszty te dotyczą np. najemców, którzy chcą prowadzić działalność produkcyjną, która wymaga np. modyfikacji powierzchni najmu w zakresie wykonania fundamentów pod ciężkie maszyny, wykonania kanałów technologicznych, czy wyposażenia w suwnice. Również w przypadku najemców prowadzących działalność e-commerce pojawiają się modyfikacje związane z koniecznością zapewnienia odpowiednich, zgodnych z prawem, warunków pracy. Część magazynów e-commerce wciąż wymaga większej liczby pracowników na stałe obecnych w magazynie, a to obliguje do spełnienia norm m. in. w zakresie należytego oświetlenia światłem dziennym, temperatury, wentylacji, wyposażenia budynku w system przeciwpożarowy itp. Są to zagadnienia, o które trzeba zadbać już na etapie zawierania umowy najmu i określania zakresu niezbędnych prac dostosowawczych. ASTI mogą być ujęte w czynszu bazowym, albo stanowić osobną pozycję.

  • Opłata eksploatacyjna

W odniesieniu do rozliczania kosztów eksploatacyjnych związanych z wynajmowaną powierzchnią standardem stały się umowy najmu typu Triple Net Lease. Zgodnie z tym standardem najemca zobowiązany jest do pokrywania obok czynszu także opłat eksploatacyjnych tzw. service charge związanych z utrzymaniem obiektu i powierzchni wspólnych (np. ochrona, sprzątanie, odśnieżanie, podatki od nieruchomości, ubezpieczenia) ujętych w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni.

  • Koszty zabezpieczenia najmu

Żądanie przez wynajmującego instrumentów zabezpieczających należyte wykonanie umowy najmu, w tym płatności czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, jest standardem rynkowym. W grę może wchodzić bezwarunkowa, płatna na pierwsze żądanie gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa, kaucja gotówkowa, poręczenie od spółek matek w ramach struktury holdingowej czy oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego zarówno co do zwrotu powierzchni w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, jak i zapłaty wszelkich wierzytelności wynajmującego wobec najemcy. Dostarczenie tych zabezpieczeń przez najemcę wiąże się z kosztami. Co więcej, ustanowienie części z nich wymaga legitymowania się przez najemcę stabilną sytuacją finansową i dobrym standingiem kredytowym.

  • Ubezpieczenie

Ubezpieczenie budynku i odpowiedzialności cywilnej właściciela parku logistycznego wliczone jest z reguły w opłatę serwisową. Najemca natomiast pokrywa koszt ubezpieczenia w zakresie odpowiedzialności cywilnej związanej z jego działalnością oraz własnych instalacji i wyposażenia.

  • Media

Najemca zobowiązany jest do uiszczania na rzecz wynajmującego opłat związanych z korzystaniem z mediów doprowadzonych do obiektu (woda, prąd, ogrzewanie, etc.), naliczanych zwykle według faktycznego zużycia przez najemcę. W zależności od rodzaju ogrzewania czy standardu budynku koszty ogrzewania mogą znacząco różnić się pomiędzy poszczególnymi ofertami. Różnica ta może być istotna, dlatego warto, aby najemca zwrócił uwagę na to, jaki rodzaj ogrzewania jest dostępny w danym obiekcie oraz jaka jest jego energooszczędność.

Jak zaoszczędzić na czynszu?

 

  • zachęty i rabaty

Wysokość bazowego czynszu najmu może być zredukowana dzięki wynegocjowaniu z wynajmującym zachęt i rabatów. Czynsz efektywny, który wówczas uzyskuje najemca, tj. średni miesięczny czynsz dla całego okresu najmu z uwzględnieniem wszelkich zachęt i rabatów proponowanych najemcy może być znacznie niższy od czynszu bazowego. Zachęty jakie może często wynegocjować najemca to: okres wolny od czynszu (ang. rent-free periods), pokrycie kosztów przeprowadzki czy częściowe lub całkowite pokrycie kosztu wykończenia powierzchni na potrzeby najemcy. Okresy bezczynszowe nie zawsze muszą być skumulowane na początku okresu najmu, choć często tak jest.  Mogą mieć również charakter cyklicznych zwolnień, przysługujących np. w każdym roku obowiązywania umowy. W przypadku najemców, których działalność charakteryzujące się sezonowością, ustalenie miesięcy bezczynszowych w okresie obniżonych przychodów, może być dobrym rozwiązaniem, pozwalającym na zwiększenie płynności.

  • early access

Jeśli powierzchnia najmu wymaga przystosowania jej do indywidualnych potrzeb najemcy warto wynegocjować i zadbać o to, aby najemca miał prawo wstępu do pomieszczeń magazynowych jeszcze w czasie prowadzenia prac przez wynajmującego, przed dniem ich wydania najemcy, od którego naliczany jest czynsz. Ustalenia dotyczące takiej możliwości dla najemcy regulowane są umownie jako tzw. early access – bezczynszowy okres, którego nie wlicza się do okresu najmu, a najemca zobowiązany jest wówczas jedynie do ponoszenia opłat eksploatacyjnych lub  kosztów faktycznie wykorzystanych mediów. Takie wcześniejsze przekazanie najemcy pomieszczeń w celu przygotowania ich do korzystania, przykładowo w celu zainstalowania półek magazynowych, umieszczenia sortera czy linii produkcyjnej pozwala najemcy rozpocząć działalność operacyjną od razu po wydaniu przedmiotu najmu, bez straty czasu na prace aranżacyjne w okresie najmu, za który należny jest już czynsz.

  • możliwość ekspansji

Wynegocjowanie w umowie najmu możliwości ekspansji na sąsiadujące powierzchnie, w ramach tego samego parku logistycznego, z punktu widzenia najemcy może być bardzo korzystne. Chodzi o prawo pierwszeństwa najemcy do „dobrania” dodatkowych wolnych albo zwalniających się powierzchni w danym obiekcie czy całym parku. Jest to rozwiązanie zabezpieczające najemcę na wypadek, czasami niespodziewanego, zwiększenia się jego potrzeb „magazynowych” wobec rozwoju jego biznesu. Najlepszym przykładem jest dynamiczny rozwój e-commerce w okresie pandemii, który przełożył się wprost na nagły wzrost zapotrzebowania na dodatkową powierzchnię magazynową dla sektorów, które wspierają sprzedaż w sieci, w tym oczywiście logistyki i branży kurierskiej. Najemcy negocjują elastyczne rozwiązania w umowach najmu, jak przykładowo wspomniana możliwości ekspansji na sąsiadujące powierzchnie, ale również możliwość dobudowy kolejnej kondygnacji pomieszczeń biurowo-socjalnych. Takie opcje w umowie najmu wymagają, aby już na etapie projektowania czy aranżacji budynku zastosować takie rozwiązania techniczne, które w przyszłości realnie umożliwią skorzystanie z tej opcji.

Jaki jest związek pomiędzy możliwością ekspansji, a poszukiwaniem oszczędności? Znaczący, jeśli w umowie najmu warunki najmu tej dodatkowej powierzchni są z góry określone i dzięki temu „odporne” na możliwe podwyżki i wpływy krajowych oraz światowych wydarzeń i trendów. Ponadto może to uchronić najemcę przed poniesieniem znaczących kosztów relokacji związanych z koniecznością przeprowadzki do większego magazynu. W kosztach relokacji należy zaś uwzględnić nie tylko koszty związane z przeniesieniem operacji do innej lokalizacji, ale również koszty związane z samym najmem, tj. koszty doprowadzenia dotychczas wynajmowanej powierzchni do stanu pierwotnego (nie licząc naturalnego zużycia), koszty wszelkich adaptacji, które ponownie trzeba będzie ponieść w nowym obiekcie czy koszt dodatkowych zabezpieczeń umowy najmu, bowiem przez pewien czas najemca będzie zmuszony utrzymywać np. dwie gwarancje bankowe. Nie bez znaczenia są też koszty pracowników. Jeżeli nowy magazyn będzie w znacznej odległości od starego, zapewne konieczne będzie poszukiwanie nowych pracowników co może być obecnie dużym wyzwaniem, nie tylko finansowym.

  • break option

Elastyczne rozwiązania, które zwiększają bezpieczeństwo najemcy, to nie tylko wspomniana możliwość ekspansji, ale również możliwości wcześniejszego zerwania umowy najmu. Umowa może zawierać postanowienia dotyczące tzw. break option, tj. wcześniejszego jej zakończenie jeśli najemca wyraźnie uprzedzi o chęci skorzystania z takiego uprawnienia. Oszczędności, które daje wynegocjowanie takiego rozwiązania, szukać należy w kosztach, których nie trzeba będzie ponieść – konieczność opłacania wynajmowanej powierzchni magazynowej przez cały okres najmu pomimo np. kryzysu w branży może być istotnym czynnikiem wpływającym negatywnie na wyniki przedsiębiorstwa.

  • podnajem

Dobrą opcją dla najemcy jest zagwarantowana w umowie najmu możliwość wprowadzenia podnajemcy na wynajmowaną powierzchnię i dzięki temu możliwość redukcji kosztów. Podnajem to rozwiązanie dobre, ale to nie złoty środek – najemca w dalszym ciągu odpowiada bowiem względem wynajmującego na takich zasadach jak dotychczas, natomiast może mu to pomóc w zapłacie czynszu lub innych opłat. Decydując się na wybór podnajemcy i negocjując umowę podnajmu warto jednak o tej odpowiedzialności pamiętać. Znany mi jest przypadek, kiedy najemca podnajął swoją powierzchnię magazynową nie weryfikując uprzednio jakie materiały planuje przechowywać podnajemca – okazało się, że były to materiały łatwopalne, zaś hala nie była przystosowana do ich przechowywana. Efektem był pożar, który zniszczył także część towaru najemcy, a przede wszystkim naraził najemcę na odpowiedzialność wobec wynajmującego.

Jak zaoszczędzić na opłacie eksploatacyjnej?

 

  • weryfikacja elementów składowych service charge

Decydując się na najem powierzchni za każdym razem warto przeanalizować dokładnie usługi zawarte w opłacie serwisowej oraz pozostałe koszty operacyjne, jakimi zostanie obciążony najemca. Pozwoli to na uniknięcie ryzyka pojawienia się niespodziewanych kosztów po podpisaniu umowy najmu. Jeżeli bowiem na etapie negocjowania warunków umowy najemca nie zadba o dobre zrozumienie tego, jakie koszty wchodzą w skład opłaty eksploatacyjnej, może czekać go niespodzianka przy rocznym rozliczeniu. Na co więc warto zwrócić uwagę przy opłacie eksploatacyjnej?

Przede wszystkim niezbędne jest sięgnięcie do załącznika określającego listę pozycji, na które składają się poszczególni najemcy w ramach danego obiektu czy parku logistycznego. Sporna z pewnością nie jest partycypacja w kosztach oraz podatkach naliczanych w związku z utrzymaniem całego budynku, ale część najemców negocjuje „składanie się” na utrzymanie pustostanów, koszty reklamy i komercjalizacji pustostanów, fundusz prawny, utrzymanie biura zarządcy, czy wydatki typu „capex” (nakłady kapitałowe), które nie służą bieżącemu utrzymaniu, ale ulepszeniu obiektu lub jego otoczenia. Najemca powinien zweryfikować również, czy grunt, na którym znajduje się obiekt, jest własnością wynajmującego czy też jest on jedynie jego użytkownikiem wieczystym. W przypadku, gdy magazyn usytuowany jest na gruncie oddanym w użytkowanie wieczyste, roczna opłata z tego tytułu, do której uiszczania zobowiązany jest wynajmujący, z pewnością powiększa koszty eksploatacji, na które składają się najemcy. Najemca musi mieć świadomość, że wysokość tej opłaty może być zmieniana, co może skutkować wzrostem opłat eksploatacyjnych po stronie najemcy.

Celem porównania pod względem kosztów ofert z różnych lokalizacji należy również zweryfikować  czy te same składowe są zawarte w zaliczce na opłatę eksploatacyjną. Ostatnio wielu deweloperów „wyjęło” ze składników eksploatacyjnych opłaty związane z mediami obsługującymi części wspólne. Wobec tego nie zawsze niższa kwota opłaty eksploatacyjnej będzie oznaczała niższe koszty najmu jeśli poza opłatą eksploatacyjną oraz opłatami związanymi z korzystaniem z mediów indywidualnych, pojawi się dodatkowa pozycja w postaci mediów za części wspólne.

  • termin rozpoczęcia korzystania z magazynu

Jeśli jest to możliwe bez uszczerbku dla działań operacyjnych firmy, warto zastanowić się nad terminem rozpoczęcia korzystania z magazynu. Przykładowo termin oddania nowego obiektu do użytkowania ma znaczenie dla wysokości opłat eksploatacyjnych, z uwagi na sposób naliczania podatku od nieruchomości. W przypadku nowo wybudowanych obiektów lub ich części obowiązek podatkowy powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym budowę zakończono lub w którym zaczęto korzystanie z obiektu lub jego części przed ich ostatecznym wykończeniem. Zatem jeśli obiekt, którego budowa została zakończona bądź zapoczątkowano jego użytkowanie w 2023 roku, to zobowiązanie w podatku od nieruchomości powstanie dopiero z dniem 1 stycznia 2024 roku.

  • weryfikacja dotychczasowych kosztów obiektu

Jeśli negocjacje umowy najmu dotyczą obiektu już istniejącego, warto zweryfikować jego dotychczasowe koszty, czy oferowana przez danego wynajmującego niska miesięczna stawka zaliczki na poczet kosztów wspólnych, rzeczywiście odzwierciedla realne miesięczne koszty. W przeciwnym razie będzie to po prostu skutkować wysoką dopłatą po okresie rozliczeniowym. Dobrą praktyką jest poproszenie o szczegółowe wyliczenie prognozowanych kosztów utrzymania parku, czyli składowych opłaty eksploatacyjnej. Praktyka pokazuje, że wynajmujący pozytywnie podchodzą do takich próśb, bo wiedzą, że dzięki temu w przyszłości najemca nie będzie kwestionował otrzymywanych rozliczeń.

Jak zaoszczędzić na kosztach zabezpieczeń?

 

  • ograniczenie wymogu aktualizacji wysokości zabezpieczeń

Postanowienia dotyczące zabezpieczeń należytego wykonania umowy najmu stały się standardem na rynku. Najemca może jednak negocjować warunki mające na celu ograniczenie dotkliwości zabezpieczeń oraz ich kosztowności. Standardowe postanowienie umowne dotyczące wysokości zabezpieczenia przewiduje, że powinno ono odpowiadać krotności czynszu i zaliczek na opłaty eksploatacyjne. Wobec corocznej indeksacji czynszu oraz określenia nowej wysokości zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych, może to powodować konieczność wielokrotnego występowania do banku o podwyższenie gwarancji bankowej, co wiąże się z dodatkowymi kosztami (prowizje bankowe, ale i czas po stronie najemcy). Aby ograniczyć te koszty, warto umówić się z wynajmującym, że konieczność aktualizacji wysokości gwarancji w trakcie jej obowiązywania powstaje tylko, jeżeli wymagany poziom zabezpieczenia (z uwagi na waloryzację czynszu czy wzrost stawki zaliczki na opłatę eksploatacyjną) wzrośnie powyżej umówionego poziomu. Można również rozważyć uzgodnienie z wynajmującym mieszanej formy zabezpieczenia, tj. dodatkowego depozytu gotówkowego, bez konieczności zwiększania gwarancji bankowej. Dzięki takim rozwiązaniom najemca nie będzie zobowiązany do aktualizacji gwarancji w sytuacji, gdy jej kwota tylko nieznacznie się zmieni.

  • okres, w którym wynajmujący może skorzystać z zabezpieczenia

Równie ważne jest ustalenie terminu, w którym wynajmujący może skorzystać z zabezpieczenia. Warto zadbać o to, by nie był on nadmiernie długi (3 miesiące w większości przypadków wystarczą na rozliczenie kosztów). Najdłuższy okres z jakim się spotkałam to aż rok po wygaśnięciu umowy. Sam najemca nie miał tego świadomości – okazało się dopiero wówczas, gdy zawierał umowę najmu na inną lokalizację i bank odmówił mu wystawienia gwarancji z uwagi na wyczerpanie limitu gwarancyjnego. Okazało się, że limit ten dalej blokowała gwarancja dla umowy najmu w poprzedniej lokalizacji, która już wygasła. Udało się wynegocjować z ex-wynajmującym wcześniejsze zwolnienie gwarancji, jednakże o takich sytuacjach warto myśleć już na etapie negocjacji umowy.

  • możliwość wymiany gwarancji na depozyt (i odwrotnie)

Warto także negocjować z wynajmującym swobodę najemcy co do wymiany gwarancji na depozyt (i odwrotnie). Z perspektywy wynajmującego obydwa rodzaje zabezpieczeń są równie efektywne, wobec czego oczekiwanie takich ustaleń nie powinno spotkać się ze sprzeciwem wynajmującego. U większości wynajmujących jest już nawet to standardem rynkowym.

Jak zaoszczędzić na kosztach korzystając z nowych trendów na rynku?

 

  • rozwiązania PropTech

Najemcy w takcie negocjacji umowy pytają coraz częściej o nowe technologie w nieruchomościach, np. system monitoringu mediów w chmurze, który pomaga optymalizować ich zużycie czy system automatycznego rozpoznawania tablic rejestracyjnych w zakresie bezpieczeństwa i płynności ruchu w parkach, który skraca czas wjazdu do parku z dwóch minut do dwóch sekund. Rozwiązania PropTech wpływają na większą użyteczność obiektów, zmniejszają ich ślad węglowy, a jednocześnie optymalizują koszty związane z eksploatacją. Ekologia i ekonomia są ze sobą ściśle powiązane.

  • budownictwo ekologiczne i strategie ESG

Budownictwo ekologiczne stało się jednym z najciekawszych trendów ostatnich lat. Rynek zawdzięcza go nie tylko chęci zmniejszenia kosztów najmu obiektów magazynowych, ale również rosnącej świadomości pro-środowiskowej najemców. Z perspektywy najemców, którzy coraz częściej definiują swoje strategie ESG (środowisko, społeczna odpowiedzialność i ład korporacyjny), zrównoważone magazyny pomagają im w osiąganiu wyznaczonych celów.

Najemcy coraz częściej pytają o ekologiczne rozwiązania. Warto sprawdzić przykładowo czy obiekt, w którym planujemy najem redukuje zużycie energii elektrycznej. Oświetlenie LED, dziś to standard. Ciężko sobie wyobrazić, że nowy budynek nie będzie wyposażony w LED-y. Co więcej, jeśli najemcy wprowadzają się do budynku, który ma już na przykład 10 lat, to w ramach nowej umowy najmu mogą negocjować wymianę oświetlenia na LED-owe. To przekłada się na realne korzyści finansowe dla najemcy. Najemcy powinni zwrócić uwagę również na świetliki, systemy zarządzania efektywnością energetyczną budynku, zintegrowane systemy kontroli oświetlenia, które automatycznie zmieniają natężenie światła, odpowiednią konstrukcję, która zapobiega na przykład utracie ciepła, izolacyjność termiczną budynku czy destryfikatory, które odprowadzają ciepłe powietrze spod sufitu w niższe partie budynku. Coraz śmielej do obiektów magazynowych czy produkcyjnych wkraczają także panele fotowoltaiczne. Warto na etapie umowy najmu rozważyć konieczność przygotowania konstrukcji dachu magazynu pod montaż paneli fotowoltaicznych. W niektórych inwestycjach możliwy jest odzysk wody szarej, co oznacza, że woda, której używamy do mycia rąk trafia do zbiornika i jest wykorzystywana ponownie już w innej części obiektu. Najemcy, którzy spotkali się z taką propozycją u jednego dewelopera, przy kolejnej negocjacji pytają o tę możliwość.

Powrót do blogu